Meetingpoint im Büro einrichten » Tipps & Beispiele

Konferenzräume neu gedacht: der moderne Meetingpoint

Wie hältst du deine Meetings? Bevorzugst du formelle Sitzungen in einem speziell dafür vorgesehenen Konferenzraum oder neigst du zu spontanen, informellen Besprechungen, vielleicht sogar im Stehen an der Kaffeemaschine? Wir erleben in der Beratung unserer Kunden, dass heute viel Wert auf flexible und dynamische Arbeitsumgebungen gelegt wird, insbesondere in Open Space Büros. Diese Entwicklung fordert neue Ansätze für die Gestaltung von Meetingräumen, die sowohl die formellen als auch informellen Bedürfnisse eines modernen Teams erfüllen können.

Ein Meetingpoint im Büro ist mehr als ein klassischer Besprechungsraum: Er ist ein dynamischer Ort, der verschiedene Kommunikationsformen unterstützt – von schnellen Stand-up-Meetings bis hin zu umfassenden Strategie-Sessions. Der Schlüssel liegt in der Vielseitigkeit des Raums, der sich an die wechselnden Anforderungen des Tagesgeschäfts anpassen lässt. Moderne Meetingpoints sind so konzipiert, dass sowohl offene Diskussionen als auch vertrauliche Gespräche möglich sind, ohne dass dabei die Verbindung zum restlichen Arbeitsgeschehen verloren geht.

So gestaltest du moderne Meetingpoints für dein Büro

Im Folgenden wollen wir uns anschauen, welche Elemente bei der Gestaltung eines Meetingpoints eine Rolle spielen.

1. Raumdesign
Das Raumdesign ist entscheidend, um effektive Kommunikation und Zusammenarbeit zu fördern. Ein gut gestalteter Meetingpoint sollte flexibel verschiedene Meetingarten unterstützen können. Dies erreichst du durch modulare Strukturen, die von privaten Räumen für vertrauliche Gespräche bis hin zu offenen Bereichen für kreative Brainstorming-Sessions schnell angepasst werden können. Eine sinnvolle Balance zwischen offenen und abgeschirmten Bereichen ist hierbei essenziell. Teilweise akustisch und optisch abgeschirmte Konstruktionen garantieren Privatsphäre und Ruhe, während offene Elemente wie transparente Glaswände Transparenz ohne akustische Einbussen bieten und somit eine einladende Atmosphäre schaffen. Solche Designentscheidungen unterstützen sowohl diskrete als auch kommunikative Arbeitsprozesse und machen den Raum dynamisch und anpassungsfähig für verschiedene Nutzungsszenarien.

2. Technische Ausstattung
Die Kollegin im Homeoffice mit an Bord holen; noch schnell etwas im Internet recherchieren oder die vorbereitete Präsentation mit dem Team teilen – all das geht nur mit einer geeigneten technischen Ausstattung des Meetingpoints. Dazu gehören nicht nur Displays und interaktive Whiteboards, die eine dynamische Beteiligung aller Teilnehmer ermöglichen, sondern auch Videobars, die eine Komplettlösung für audiovisuelle Bedürfnisse bieten. Solche integrierten Systeme erleichtern es, sowohl Präsentationen visuell ansprechend zu gestalten als auch globale Videokonferenzen mit hoher Bild- und Tonqualität durchzuführen. So können auch spontan Meetings einberufen werden, ohne umständliche Vorbereitungen. Dabei sollte die Technik intuitiv bedienbar sein. Bestimmt sassest du auch schon einmal in einem Meeting, bei dem erst nach fünf bis zehn Minuten jeder den Ton und die Kamera richtig eingestellt hatte – dies gilt es zu vermeiden. Kabelsalat und Co. können in ergänzenden Möbeln versteckt werden.

3. Büromöbel
Zwar haben auch kurze Meetings im Stehen an der Kaffeemaschine durchaus ihren Reiz, das geben wir zu, aber für strukturierte Besprechungen und längere Sessions sind gut gestaltete Meetingpoints unverzichtbar. Die Auswahl der Büromöbel spielt dabei eine entscheidende Rolle, um einen angenehmen und funktionalen Raum zu schaffen:

Besprechungstische oder Schreibtische sind das Herzstück eines jeden Meetingpoints. Sie sollten ausreichend gross sein, um allen Teilnehmern Platz zu bieten und gleichzeitig Raum für Arbeitsmaterialien wie Laptops und Notizblöcke zu lassen. Flexible, modular aufgebaute Tische bieten die notwendige Anpassungsfähigkeit für verschiedene Meeting-Szenarien – von grossen Teamsitzungen bis zu kleineren Gruppenarbeiten.
Hochtische bieten eine hervorragende Möglichkeit für schnelle, energiegeladene Stand-up-Meetings oder spontane Brainstorming-Sessions. Sie fördern die aktive Teilnahme und können die Dynamik eines Meetings deutlich steigern. Zudem eignen sie sich perfekt als informelle Treffpunkte für den schnellen Austausch zwischen den Sitzungen.
Insbesondere bei längeren Meetings unterstützen ergonomische Bürostühle eine gesunde Körperhaltung, reduzieren Rückenbeschwerden und steigern so den Komfort und die Konzentration der Teilnehmer.
Um ausreichend Stauraum für Meetingunterlagen oder Büromaterialien zu schaffen, können Möbel wie Aktenschränke, Sideboards oder Regale eingesetzt werden. Darin kann auch die technische Ausstattung verstaut werden, sodass der Meetingpoint jederzeit ordentlich und aufgeräumt wirkt. Stauraumlösungen gestalten den Raum ausserdem optisch ansprechend und können als Designelement dienen, um den Stil und die Atmosphäre des Meetingpoints zu unterstreichen.

4. Akustik
Eine gute Akustik, unterstützt durch strategisch platzierte Büromöbel, ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer klar und deutlich gehört werden können – ohne dass es zu Echos oder störenden Hintergrundgeräuschen kommt. Akustikpaneele, Trennwände und spezielle Deckenverkleidungen können dazu beitragen, den Schall zu dämpfen und die Sprachverständlichkeit zu verbessern. Dies ist besonders wichtig in Open Space Büros, wo Lärm von aussen die Kommunikation innerhalb des Meetingpoints beeinträchtigen kann. Ergänzend dazu können Teppiche und Vorhänge den Geräuschpegel im Raum senken und das allgemeine Raumklima verbessern. Für Meetingpoints, die sich in besonders lärmintensiven Bereichen befinden, können zusätzliche Massnahmen wie schalldichte Fenster oder Türen eine weitere Isolation bieten, um sicherzustellen, dass externe Störungen minimiert werden. Durch diese gezielten Anpassungen entsteht eine Umgebung, in der Kommunikation nicht nur möglich, sondern auch angenehm ist, und in der sich alle Teilnehmer auf das Wesentliche konzentrieren können.

5. Beleuchtung
Die Beleuchtung spielt eine zentrale Rolle in der Gestaltung eines Meetingpoints. Optimalerweise sollte natürliches Tageslicht zum Einsatz kommen, unterstützt durch künstliche Beleuchtung, die mit den Möbeln im Raum interagiert und flexibel an verschiedene Tageszeiten und die jeweiligen Bedürfnisse angepasst werden kann. Verstellbare Jalousien oder Vorhänge helfen dabei, die Intensität des Tageslichts zu regulieren. Zusätzlich sorgen dimmbare Leuchten mit einstellbaren Farbtemperaturen dafür, dass für jede Art von Meeting die passende Atmosphäre geschaffen wird. So kannst du die Aufmerksamkeit während intensiver Diskussionen am Vormittag fördern, sowie die Entspannung und Kreativität in nachmittäglichen Brainstorming-Sessions.

Viel Spass beim Einrichten deines Meetingpoints! Lass deiner Kreativität freien Lauf und gestalte einen Raum, der Lust auf das nächste Meeting macht.