Raumgestaltung und Arbeitsplatzoptimierung | Lesezeit ca. 4 min 🕒

Desk Sharing leicht gemacht

So vermeidest du Konflikte am geteilten Schreibtisch

Sharing is caring – aber funktioniert das auch im Büro? Beim Desk Sharing teilen sich mehrere Mitarbeitende einen Schreibtisch, was die klassische Vorstellung vom eigenen Arbeitsplatz ganz schön auf den Kopf stellt. Du überlegst, ob das Konzept etwas für dein Team ist? Damit deine Mitarbeitenden nicht übereinander herfallen wie streitende Geschwister, die sich ein Spielzeug teilen sollen, zeigen wir dir, worauf es beim Desk Sharing ankommt.

Was ist Desk Sharing?

Desk Sharing – auch "Desksharing" geschrieben oder "Flexible Office" genannt – bedeutet, dass der Schreibtisch nicht mehr nur dir gehört. Stattdessen dürfen alle Mitarbeitenden täglich flexibel wählen, an welchem Platz sie arbeiten möchten – die Arbeitsplätze werden untereinander geteilt. Ursprünglich von den Tech-Giganten im Silicon Valley etabliert, erfreut sich das Modell aufgrund von Remote Work und Homeoffice auch bei uns immer grösserer Beliebtheit. Denn: Desk Sharing nutzt nicht nur den vorhandenen Platz im Büro optimal aus, sondern fördert auch das kreative Zusammenspiel zwischen Kollegen.

Wann macht Desk Sharing Sinn?

Gibt es in deinem Unternehmen viele Aussendienstmitarbeitende oder arbeiten deine Mitarbeitenden im Schichtdienst? Juhu, dann könnte Desk Sharing genau das Richtige für euch sein. Am besten funktioniert das Konzept bei flexiblen Unternehmen, deren Mitarbeitende oft unterwegs sind. Auch bei variablen Arbeitszeiten, einem hohen Anteil an Homeoffice oder in dynamischen Branchen wie zum Beispiel der IT kann Desk Sharing ein effektives Arbeitsplatzkonzept sein. Mach den Test: Um herauszufinden, ob das Teilen von Arbeitsplätzen in deinem Team funktioniert, solltest du Desk Sharing zunächst für eine gewisse Zeit ausprobieren. Frage deine Mitarbeitenden regelmässig, ob sie sich wohlfühlen und wie sie künftig arbeiten möchten.

Exkurs: Desk Sharing vs. Shared Büro

Obwohl oft miteinander verwechselt, sind Desk Sharing und ein Shared Büro nicht dasselbe. Während beim Desk Sharing die Mitarbeitenden innerhalb eines Unternehmens flexibel die Schreibtische teilen, bedeutet ein Shared Büro, dass sich verschiedene Unternehmen oder Freiberufler eine Bürofläche teilen – meist aus Kostengründen. Man kennt dieses Prinzip auch als Coworking-Space. In diesem Shared Büro haben die einzelnen Firmen häufig feste Bereiche. Innerhalb dieser Bereiche können die Mitarbeitenden nach Lust und Laune die Schreibtische teilen, ein Desk Sharing zwischen den verschiedenen Unternehmen findet jedoch in der Regel nicht statt.

Welche Desk Sharing-Konzepte gibt es?

Jedes Unternehmen hat seine eigenen Bedürfnisse und Anforderungen und nicht jedes Desk-Sharing-Modell passt zu deinem Team. Daher solltest du dich zunächst mit den verschiedenen Konzepten vertraut machen.

Hot Desking
Hot Desking ist sozusagen der Klassiker unter den Desk-Sharing-Konzepten: Hier gibt’s keine festen Schreibtische, sondern die Mitarbeitenden wählen einfach jeden Tag aus den verfügbaren Plätzen aus. Das klingt vielleicht chaotisch, fördert aber die flexible Zusammenarbeit, indem verschiedene Kollegen nebeneinander sitzen und frische Ideen austauschen. Ganz nach dem Motto „First come, first served“ hilft eine klare Open-Desk-Policy dabei, Streitigkeiten zu vermeiden und allen eine faire Chance auf den besten Platz zu geben.

Desk Booking
Manchmal braucht es ein bisschen mehr Struktur – besonders, wenn Aussendienstmitarbeitende oder Kollegen von anderen Standorten spontan einen Platz im Büro brauchen. Beim Desk Booking reservieren die Mitarbeitenden ihren Shared Desk im Voraus, bequem entweder per App oder Software. So bleibt das Chaos aus, und jeder weiss genau, wo er am nächsten Tag sitzt.

Activity-Based Working
Warum einen Schreibtisch festlegen, wenn du deinen Arbeitsplatz einfach an die aktuelle Aufgabe anpassen kannst? Beim Activity-Based Working (ABW) wählen die Mitarbeitenden ihren Platz je nach Tätigkeit: ein Schreibtisch für konzentrierte Einzelarbeit, ein Konferenzraum für längere Meetings oder eine Lounge für entspannte Brainstorming-Sessions. Besonders spannend ist das zonenbasierte Desk Sharing, bei dem das Büro in verschiedene Bereiche unterteilt ist. So kann jeder Mitarbeitende genau die Zone auswählen, die zu seiner aktuellen Aufgabe passt.

Welche Voraussetzungen müssen für erfolgreiches Desk Sharing geschaffen werden?

Damit das Teilen von Arbeitsplätzen reibungslos funktioniert und keine unliebsamen Überraschungen auf dich warten, solltest du einige organisatorische und infrastrukturelle Aspekte im Vorfeld klären.

Organisatorische Voraussetzungen
Wenn es um das Teilen von Arbeitsplätzen geht, ist klare Kommunikation das A und O. Stelle sicher, dass deine Mitarbeitenden verstehen, wie das Desk-Sharing-Modell funktioniert und warum es eingeführt wird. Dabei können Schulungen oder Infoveranstaltungen hilfreich sein. Flexibilität ist ebenfalls gefragt: Gib deinen Mitarbeitenden die Freiheit, ihre Arbeitszeiten und -orte selbst zu wählen. Denn nur wenn nicht alle Mitarbeitenden gleichzeitig im Büro sind, können die verfügbaren Plätze optimal genutzt werden. Wenn Mitarbeitende aus dem Homeoffice oder von einem anderen Standort aus arbeiten, müssen sie dennoch Zugriff auf alle benötigten Ressourcen haben. Dazu sollten firmenweite Cloudlösungen oder Kollaborationstools eingesetzt werden. Insbesondere für grössere Unternehmen empfiehlt sich der Einsatz einer Planungssoftware, um die geteilten Arbeitsplätze zu verwalten. Wichtig ist auch, regelmässig Feedback der Mitarbeitenden einzuholen, um das System kontinuierlich zu verbessern und mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen.

Anforderungen an die Ausstattung
Was ist die wohl wichtigste Voraussetzung für einen Shared Desk? Richtig: der Desk. Da deine Mitarbeitenden vermutlich nicht alle gleich gross sind, sollten geteilte Arbeitsplätze mit höhenverstellbaren Schreibtischen und flexibel verstellbaren Bürostühlen ausgestattet sein. So ermöglichst du ergonomisches Arbeiten ohne Beschwerden aufgrund einer falschen Sitzhaltung oder Ähnlichem. Ebenso wichtig ist die technische Ausstattung: Jeder Arbeitsplatz sollte mit der gleichen notwendigen Infrastruktur hinsichtlich Laptops, WLAN und Co. ausgestattet sein. Trotz geteilten Arbeitsplätzen benötigt jeder Mitarbeitende Platz für persönliche Arbeitsmittel. Stauraum für private Taschen und Dokumente schaffst du beispielsweise mit flexiblen Rollcontainern oder abschliessbaren Spinden, in denen Laptops nach Feierabend sicher verstaut werden können.

Die goldenen Regeln des Desk Sharing: So klappt's ohne Stress!

Damit dein Desk-Sharing-Konzept wie geschmiert läuft und es beim Rennen um den besten Arbeitsplatz keine Unfälle gibt, sollten Regeln für die Zusammenarbeit aufgestellt werden:

  • Das White-Desk- bzw. Clean-Desk-Prinzip etablieren: Jeder verlässt seinen Arbeitsplatz so, wie er ihn vorgefunden hat – sauber und frei von persönlichen Gegenständen. Dann steht der Schreibtisch fix wieder für den nächsten bereit.
  • Maximale Nutzungsdauer festlegen: Klare Regeln zur maximalen Nutzungszeit (z.B. den ganzen Arbeitstag, bis 16 Uhr, bis zur Mittagspause etc.) sorgen für eine faire Verteilung und effiziente Auslastung der gemeinsamen Ressourcen.
  • Die Privatsphäre akzeptieren: Trotz des regen Kommens und Gehens im Desk Sharing-Büro ist es wichtig, den Kollegen Raum für vertrauliche Gespräche und konzentriertes Arbeiten zu geben.
  • Datenschutz und -sicherheit im Blick behalten: Sensible Daten müssen geschützt werden. Eine Schulung der Mitarbeitenden sowie klare Sicherheitsrichtlinien (z.B. das Sperren des Bildschirms bei Verlassen des Arbeitsplatzes) sind essenziell, um Datenlecks zu verhindern und die Firmen- sowie Persönlichkeitsdaten zu schützen.
  • Dokumente und Unterlagen digitalisieren: Eine digitale Ablage wie OneNote oder OneDrive erleichtert die Arbeit an geteilten Schreibtischen, da Mitarbeitende keine Papierunterlagen von Tisch zu Tisch transportieren oder irgendwo lagern müssen.
  • Vielgenutzte Büromaterialien bereitstellen: Stelle sicher, dass an jedem gemeinsam genutzten Schreibtisch eine vollständige Ausstattung an Stiften, Lochern, Scheren und Co. vorhanden ist.
  • Platz für persönliche Gegenstände schaffen: Biete deinen Mitarbeitenden Spinde, Regale oder sonstige Stauraumlösungen an, um persönliche Gegenstände wie Bilder zu verstauen.

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Flexibles Arbeiten oder Stressfaktor? Die Vor- und Nachteile von Desk Sharing

Desk Sharing kann Fluch oder Segen sein. Warum? Die Idee von geteilten Arbeitsplätzen klingt zwar in der Theorie vielversprechend, kann aber in der Praxis ihre Tücken haben. Wir haben dir zum Schluss die wichtigsten Vor- und Nachteile zusammengefasst, die du kennen solltest, bevor du dich in das Abenteuer Desk Sharing stürzt.

Und, was sagst du: Kann man "Sharing is caring" auch auf das Büro beziehen? Wir glauben: Ja! Desk Sharing ist eine spannende Möglichkeit, deine vorhandenen Büroräume effizient zu nutzen, erfordert aber auch klare Regeln und die aktive Beteiligung aller Mitarbeitenden. Bist du bereit, dich dieser neuen Art der Büroorganisation zu stellen?

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