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Raumgestaltung und Arbeitsplatzoptimierung | Lesezeit ca. 3 min 🕒

So wird dein Empfangsbereich zum Hingucker

Hallo und schön, dass du da bist!

Welchen Eindruck vermittelt dein aktueller Empfangsbereich? Sagt er "Herzlich Willkommen in unserer Welt" oder eher "Hier ist dringend ein Update nötig"? Der erste Eindruck zählt und dein Empfangsbereich ist die Visitenkarte deines Unternehmens – der Ort, der Kunden, Gäste oder Patienten sofort beeindrucken soll. Wenn deine Rezeption derzeit eher ein "naja" als ein "wow" hervorruft, bist du hier genau richtig. Denn wir zeigen dir, worauf du beim Einrichten des Empfangsbereichs achten solltest.

Warum ist ein Empfangsbereich wichtig?

Deine Rezeption, Lobby oder Empfangshalle ist das erste, was Besucher sehen und kommuniziert bereits viel über die Identität und die Werte deines Unternehmens, bevor auch nur ein Wort gesprochen wurde. Ein gut durchdachter Empfangsbereich ist deine Chance, zu glänzen, zu zeigen, dass dir jedes Detail wichtig ist und dass du deine Gäste wirklich wertschätzt. Es geht darum, einen Raum zu schaffen, der schon beim Betreten sagt: Hier bist du genau richtig! Ein überzeugender erster Eindruck macht sich bezahlt: Die Investition in deinen Empfangsbereich fördert die Kundenzufriedenheit und stärkt die Verbindung zu deinen Besuchern nachhaltig.

Worauf kommt es bei einem Empfangsbereich an?

Bei der Planung deines Empfangsbereichs sind drei Schlüsselelemente entscheidend: das Verstehen der Kundenbedürfnisse, die genaue Planung der Raumgrösse und ein branchenspezifischer Ansatz.

Kundenbedürfnisse kennen

Überlege dir, wer den Empfangsbereich nutzen wird und wie viele Mitarbeitende an deinem Empfang arbeiten werden. Welche Bedürfnisse haben diese? Darauf basierend kannst du die Anforderungen an deinen Empfang bestimmen. Wichtig ist auch, was von deinem Empfangsbereich erwartet wird. Dient er lediglich der Hilfestellung und Informationsweitergabe oder finden dort auch Beratungsgespräche statt? Je nachdem werden sich Besucher unterschiedlich lange in deinem Wartebereich aufhalten, sodass eventuell Beistelltische und Sitzbereiche nötig sind. Der Raum sollte so angenehm und positiv wie möglich gestaltet sein.

Platz optimal nutzen

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Grösse des Empfangsbereichs. Ist dieser zu klein, fühlen sich Gäste wie die Sardine in der Dose. Ist er zu gross, wirkt es, als würde man in einer leeren Halle stehen. Die ideale Grösse kannst du ermitteln, indem du dich an den voraussichtlichen Besucherzahlen pro Tag orientierst. Bei viel besuchten Empfangsbereichen sollte auch der Platz für eine Warteschlange und einen Wartebereich mit Sitzplätzen eingeplant werden. Der Wartebereich kann mit akustischen Raumtrennern von der Empfangstheke abgegrenzt werden, was für zusätzliche Diskretion sorgt. Für die Gestaltung spielt zudem eine Rolle, wie viele Türen der Raum hat, wie viel Stellfläche an den Wänden vorhanden ist und ob es ausreichend viele Fenster gibt, um genügend Tageslicht zu bekommen.

Branchenspezifisch denken

Was du für deinen Empfangsbereich brauchst, hängt auch von der Branche deines Unternehmens ab. Arztpraxen und Kanzleien setzen in der Regel auf eine seriöse Ausstattung, die Professionalität und Vertrauen vermittelt. Hier hat der Empfangsbereich vor allem eine repräsentative Wirkung und dient als effizienter Arbeitsbereich mit integrierten Schränken, Tischplatten und Co. Anders sieht es in kreativeren Feldern aus: Radiosender oder Softwareunternehmen können sich farbenfrohe, durch Design und Lichteffekte dynamisierte Empfangsbereiche leisten, die sofort ein "Wow" entlocken. In vielen Unternehmen ist der Empfangsbereich die erste Anlaufstelle für Kunden und Lieferanten und sollte daher auch bei erhöhtem Publikumsverkehr gut funktionieren. Für die Gestaltung ist die Anpassung an die spezifischen Anforderungen und Erwartungen der Besucher und Kunden entscheidend.

Welche Ausstattung braucht ein Empfangsbereich?

Nachdem du dir über die Anforderungen an deine Rezeption klar geworden bist, kann es an die Einrichtung gehen. Dieser Schritt bietet die spannende Gelegenheit, deinen Empfangsbereich nicht nur funktional, sondern auch visuell ansprechend zu gestalten. Jedes Möbelstück spielt dabei eine wichtige Rolle in der Gesamtgestaltung.

Empfangstheke: Das Herzstück des Empfangs

Was ist das Erste, das dir ins Auge fällt, wenn du eine Praxis oder ein grosses Unternehmen betrittst? Richtig, die Empfangstheke. Ein freundlicher Empfang kann dir viele Kunden, Partner oder Patienten gewinnen. Daher solltest du bei der Empfangstheke keine Abstriche machen. Abhängig von der Art deines Unternehmens und den Erwartungen deiner Besucher kann die Theke von schlicht und funktional bis hin zu modern und spektakulär variieren. Ob du dich für eine runde oder eckige Form entscheidest, mit integrierter Beleuchtung oder Sitzgelegenheiten – wichtig ist, genügend Arbeitsraum für die Mitarbeitenden zu schaffen. Unterhalb der Theke bietet sich ausreichend Platz für die Unterbringung von Dokumenten und Ordnern. Eine moderne Empfangstheke muss zudem mit der notwendigen IT und Technik ausgestattet sein, um den täglichen Anforderungen gerecht zu werden. Von Bildschirmen und Tastaturen über Telefonanlagen bis hin zu Faxgeräten, Kopierern und Scannern – all diese Elemente sollten bereits in der Planungsphase berücksichtigt werden, um eine nahtlose Integration in das Design der Empfangstheke zu ermöglichen. So wird der Empfangsbereich nicht nur zu einem optischen Highlight, sondern erfüllt auch alle funktionalen Anforderungen. Bei der Farbgestaltung kannst du die Firmenfarben und das Firmenlogo aufgreifen, um einen starken Wiedererkennungswert zu schaffen.

Wartezimmer: Komfort im Fokus

Der Wartebereich soll deinen Kunden und Gästen den Aufenthalt so angenehm wie möglich machen. Daher sind bequeme Sitzmöglichkeiten unerlässlich. Ob es sich um robuste Stühle in einer Arztpraxis oder um gemütlichere Sitzgelegenheiten in einer Hotellobby handelt, der Komfort deiner Gäste sollte immer im Vordergrund stehen. Ergänzend kannst du kleine Tische bereitstellen, auf denen Zeitschriften oder Informationsmaterialien ausgelegt werden können. Auch spezielle Spielbereiche für Kinder können beispielsweise in Arztpraxen sinnvoll sein. Für eine angenehme Atmosphäre sollte der Wartebereich Tageslicht abbekommen. Auch Farbakzente, abgestimmt auf das Corporate Design deines Unternehmens, können eine positive Wirkung haben. Besonders in Bereichen, in denen sensible Gespräche geführt werden, solltest du die Wahrung der Privatsphäre stets beachten. Akustische Trennwände oder grosse Schränke als Raumtrenner können helfen, separate Bereiche zu schaffen und gleichzeitig Schall zu absorbieren.

Garderobe: Ordnung mit Stil

Eine praktische Aufbewahrung für Jacken, Schirme und Taschen bieten Garderobenschränke. Ein wohlorganisierter Garderobenbereich ist ein unverzichtbarer Bestandteil eines jeden Empfangsbereichs und trägt massgeblich zur positiven Erfahrung deiner Besucher bei. Moderne, platzsparende Lösungen wie Wandhaken oder minimalistische Garderobenständer können in kleineren Räumen Wunder wirken, während grössere Empfangsbereiche von robusten Garderobensystemen mit integrierten Sitzgelegenheiten und Ablageflächen profitieren können. Ob durch zusätzliche Annehmlichkeiten wie einen Schirmständer für regnerische Tage oder kleine Aufmerksamkeiten wie eine Schuhputzstation – kleine Gesten können einen grossen Unterschied in der Wahrnehmung deines Unternehmens machen.

Dekoration: Der Feinschliff

Zum Abschluss spielt auch die sorgfältig ausgewählte Dekoration eine entscheidende Rolle im Empfangsbereich. Mit dem Charme lebendiger Pflanzen und der Eleganz sorgsam ausgesuchter Kunstobjekte erwacht der Raum zum Leben und hinterlässt einen bleibenden, positiven Eindruck. Indem du Farbakzente setzt, die dein Firmenlogo widerspiegeln, knüpfst du eine visuelle Verbindung zu deiner Marke, die Eindruck macht. Sanfte Teppiche und gezielt gesetzte Lichtakzente tragen dazu bei, eine Atmosphäre der Wärme und Gastfreundschaft zu schaffen. Ein geschmackvolles Sideboard, ausgestattet mit einer feinen Auswahl an Kaffee und Tee, kann die Wartezeit angenehm verkürzen.

Mit einem perfekt eingerichteten Empfangsbereich sorgst du nicht nur für ein warmes Willkommen, sondern natürlich auch für einen herzlichen Abschied. In diesem Sinne sagen wir: Danke fürs Lesen und auf Wiedersehen!